Technisches Portrait:
Stream.Guide für die Kooperation

Die coopmedia AG hat ihren Ursprung in der grafischen Industrie und rund 40 Jahre Erfahrung mit den kooperativen Arbeitsweisen zwischen Unternehmen, Agenturen und Dienstleistern. Diese Kenntnisse sind in das Publishingsystem Stream.Guide eingeflossen, das seit über sieben Jahren auch als cloudbasiertes Arbeits- und Kommunikations-Netzwerk angeboten wird.

Stream.Guide unterstützt bereits in den vorgelagerten Arbeitsschritten die Planung, Kreation und Gestaltung von Marketing Produktionen. Vom Anlegen des Projekts, Zusammenstellen der Projektgruppe, Verteilung der Arbeitsaufträge an die beteiligten Mitarbeiter bis hin zur Erstellung und automatisierten Ablage der Dokumente. Darüber hinaus wird Stream.Guide als Webportal für individualisierte Werbemittel eingesetzt. Für lokal installierte, gängige Anwendungsprogramme wie Photoshop, InDesign, QuarkXPress oder Office, stellt coopmedia Plug-ins zur Verfügung, die das native Arbeiten in diesen Programmen bei gleichzeitigem Zugriff auf das Websystem Stream.Guide ermöglichen.

Am Beispiel einer Plakatproduktion wird die Arbeitsweise von Stream.Guide veranschaulicht:

1. Projektanlage

Der Projektmanager, ein Mitarbeiter im Marketing oder in der Agentur, legt das Projekt und ggf. Unterprojekte an. Die Projekt- und Verzeichnisstruktur mit üblicherweise drei Ebenen wird ebenfalls definiert. Dies gewährleistet eine verbindliche Verknüpfung des Projekts und seiner dazugehörigen Dokumente.

Projektanlage in Stream.Guide — Projektanlage – Bildquelle: coopmedia AG

2. Workflowsteuerung

Der gesamte Arbeitsprozess unterliegt einer Workflowsteuerung, bei dem das Projekt in einzelne Projektschritte gegliedert wird. Jedem Projektschritt können Freigaben, E-Mail-Benachrichtigungen und Termine zugeordnet werden.

Projektschritte in Stream.Guide — Workflowsteuerung – Bildquelle: coopmedia AG

3. Bild bearbeiten und Layoutdokument erstellen

Ein Mediendienstleister bearbeitet Bildmaterial in Photoshop. Beim Speichern kann die Bilddatei mittels des Stream.Guide-Plug-ins direkt innerhalb der bereits vom Projektmanager angelegten Verzeichnisstruktur auf dem Webserver abgelegt werden.

Das Plakat wird als InDesign-Dokument gestaltet und die Bilddatei, gespeichert in Stream.Guide, per Drag-and-Drop in das Dokument übernommen. Ist die Gestaltung abgeschlossen, wird die Datei automatisch im System gespeichert.

Indesign speichern in Stream.Guide — Layoutdatei sichern – Bildquelle: coopmedia AG

4. Dateiverwaltung in Stream.File

Beim Speichern und Hochladen der Bild- und Dokumentdateien in das System wird automatisch eine kleine bzw. große Web-Vorschau generiert, die eine Voransicht von InDesign-, Office-Dokumenten und verschiedenen Bild- und Videoformaten ermöglicht.

Datenverwaltung in Stream.Guide — Dateiverwaltung – Bildquelle: coopmedia AG

Nachträgliche Änderungen werden wie gewohnt in den lokalen Gestaltungsprogrammen ausgeführt; mit dem Unterschied, dass die Verwaltung der Dateien auf dem Webserver erfolgt.

Die Mediendatenbank kann alle gängigen Formate von Medienobjekten verwalten, wie Bilder, Dokumente, Office, Videos oder Audio. Zu den Funktionen gehören die Anzeige der jeweiligen Verwendung der Objekte, die Zusammenstellung von Bildersammlungen, Verschlagwortung sowie Warnungen bei Ablauf des Lizenzierungszeitraums und eine Duplikatprüfung.

5. Abstimmungsworkflow

Um Korrekturhinweise zwischen den Produktionspartner auszutauschen, werden Notizen innerhalb der Datei erfasst, die in InDesign als separate, nicht druckbare Ebene, geöffnet werden können. Die Notizen lassen sich als Liste anzeigen, mit Hinweis auf den Erfasser, die Notizart, einer Notizvorschau und einem Notizfreigabeworkflow.

Notizen in Stream.Guide — Abstimmungsworkflow – Bildquelle: coopmedia AG

6. Vorlagenvorbereitung für den Web-to-Print-Shop

Vorlagen werden auf Basis von InDesign oder QuarkXPress im System vorbereitet. Alle „Vorgaben“ aus InDesign werden vom System ausgelesen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Text- oder Bildrahmen zu benennen und zur Bearbeitung als editierbar freizugegeben. Weitere Optionen ermöglichen die Einstellung, ob die Rahmen „wachsen“ dürfen, wenn der Inhalt die vorgegebene Größe übersteigt. Ist die Vorlage vollständig vorbereitet, wird sie im Web-to-Print-Shop in den Vorlagenkatalog aufgenommen.

Templatevorbereitung in Stream.Guide — Vorlage vorbereiten – Bildquelle: coopmedia AG

7. Individualisierung der Vorlage im Web-to-Print-Shop

Benutzer wählen eine Vorlage aus dem Vorlagenkatalog aus. Die Individualisierung erfolgt entweder durch automatisches Einfüllen von Benutzerstammdaten oder manuelles Editieren der Vorlage.