Vortragsteil Projektmanagement
Vortragsteil Standardisierung
Vortragsteil Benutzerakzeptanz

Web-to-Print-Projekte erfolgreich umsetzen:

Standardisierung ist Voraussetzung

Werbemittelportale erfordern eine durchgängige Standardisierung, angefangen bei den Vorlagen, über die hinterlegten Arbeitsabläufe bis hin zur Weiterleitung der Produktionsdaten an Dienstleister. Die Aufwendungen für die Implementierung, die fortlaufende Pflege und den Betrieb der Web-to-Print-Lösung müssen durch kostengünstigere und schnellere Produktionsabläufe amortisiert werden.

Erschwert werden kann die Erreichung dieser Ziele durch eine sehr hohe Zahl an verschiedensten Werbemitteln, für die ggf. mehrere internationale Varianten erstellt werden müssten. Auch hohe Ansprüche an die Kreation können der Standardisierung entgegenstehen. Manchmal gibt es bei Mitarbeitern in Unternehmen die Vorstellung, dass aufwendige Gestaltungsarbeiten für Einzelaufträge ebenfalls innerhalb der Web-to-Print-Lösung umgesetzt werden können und die Akzeptanz für die vereinheitlichte Gestaltung der Vorlagen kann eingeschränkt sein. Deshalb muss auch die grundsätzliche Frage gestellt werden, ob Standardisierung überhaupt möglich und sinnvoll umsetzbar ist.

Effizientes Vorlagenmanagement

Der Aufwand für die Gestaltung, die Vorlagenkonzeption, Variantenerstellung und Kategorisierung der in einem Web-to-Print-Portal angebotenen Werbemittel und Produkte darf ebenfalls nicht unterschätzt werden. Bei der Erstellung der Vorlagen ist zu berücksichtigen, dass diese nicht nur Corporate-Design-konform sein müssen. Je nach Arbeitsweise des Systems sind die Basis-Dokumente, zum Beispiel aus InDesign, nach bestimmten Richtlinien aufzubauen. Werden diese noch mit speziellen Regelfunktionen verbunden, erfolgt dies entweder mit einem speziellen Programm oder innerhalb einer einer webbasierten Umgebung des Web-to-Print-Systems. Manche Anbieter bieten auch Hilfestellungen für die Vorlagen-Erstellung in Form von „Template-Vorgaben“ an (System Obility, Printdata / M/S VisuCom).

Bei einer kooperativen Arbeitsteilung zwischen Agentur und Systembetreiber, zum Beispiel einem Druckdienstleister, ist es wichtig, diese „Web-to-Print-spezifischen“ Voraussetzungen zu berücksichtigen, da sonst die Vorlagen mit viel Mehraufwand nachbearbeitet und angepasst werden müssen. Um Vorlagen effizient einzusetzen, sind Lösungen interessant, die die Verknüpfung von Vorlagenbereichen mit Datenbankfeldern, wie beispielsweise Adressdaten, ermöglichen. Loggt sich ein Benutzer ein, so werden bei Aufruf der Vorlage automatisch die Anschrift seiner Filiale oder Niederlassung eingetragen. Ändern sich Stammdaten, so werden diese immer beim Vorlagenaufruf aktualisiert. Mit manchen Lösungen ist es auch möglich, das System so zu konfigurieren, dass sich Stammdaten-Änderungen immer zentral auf alle Vorlagen auswirken (System docuboxx, ISI publishing innovators).